Ett år med Koha - grattis Bibliotek Mellansjö

Bibliotek Mellansjö är ett samarbete mellan åtta kommuner för att skapa bättre och mer tillgänglig biblioteksservice för sina kommuninvånare. I samband med att deras befintliga bibliotekssystem skulle läggas ner fick kommunerna en god anledning att se över sin framtid. Man gick ihop och använder nu tillsammans det öppna systemet Koha.

Åtta kommunbibliotek i samverkan

Åtta bibliotek har nu tillsammans bytt till bibliotekssystemet Koha. Migreringsfasen avslutades i mars 2018 och nu har alltså biblioteken använt Koha i mer än ett år!

650 000 exemplar

Det sammanlagda beståndet i Bibliotek Mellansjö utgörs av ca 650 000 exemplar och är den största sammanslutningen av svenska kommunbibliotek som idag använder Koha. Flera andra kommunbibliotek kommer att följa deras exempel under 2019.

Kompetenshöjning som effekt

“Användningen av Koha och det faktum att det är Öppen källkod har skapat förutsättningar för ett suveränt lärande inom organisationen! Kompetensen inom organisationen om Koha har växt och gjort oss självständiga. Våra medarbetare berättar hur relativt effektivt man lärt sig systemet av varandra under införandet” berättar Anna Gullstrand, bibliotekschef för Skövde kommun och Bibliotek Mellansjö.

Vidare låter vi förvaltningsledaren för Bibliotek Mellansjö – Tomas Jiglind – svara på några frågor:

Vad kännetecknar samarbetet?

En styrgrupp bestående av de åtta cheferna för biblioteken utgör grunden för beslutsfattandet. I styrgruppen sitter även en chef från Skövde IT, en kontaktperson till Skövde IT, processledare/projektledare samt två förvaltningsledare.

I och med ett sådant här stort samarbete så beslutades det att flera olika grupper av personal skulle sättas in för att sköta de mindre besluten samt samla material till styrgruppen att besluta om.

Dessa grupper är: Transportgruppen, Regelgruppen, Cirkulationsgruppen, Systemgruppen, Mångspråksgruppen, Kataloggruppen och Referensgruppen.

Några av dessa grupper är nu vilande då deras uppdrag är så gott som utfört men en del finns kvar för kontinuerligt arbete. Dessa grupper tar fram information och lägger upp det för styrgruppen för beslut om pengar är involverade.

Varför bytte ni bibliotekssystem?

Eftersom de flesta av biblioteken hade ett bibliotekssystem som fasades ut så var vi så gott som tvingade. Frågan var om vi skulle göra en standardupphandling av ett proprietärt system eller om vi skulle pröva något nytt.

Efter en lång tids förundersökningar av olika samarbeten i södra Sverige, besök på Hylte bibliotek samt konferens i Tylösand runt Koha så tog styrgruppen beslutet att vi skulle rikta allt vårt krut mot Koha.

Vilka förberedelser gjorde Bibliotek Mellansjö inför bytet?

Vi försökte göra katalogen redo för migrering, lägga på så många ISBN-nummer som möjligt för att underlätta sammanslagning. Förbereda personal på nya arbetssätt. Även om vi inte kunde veta hur arbetsflöden och rutiner skulle fungera så försökte vi läsa på så mycket vi kunde.

Hur fungerar supporten från leverantören?

Fungerar utmärkt. Vi försöker ändra vårt arbetssätt från: “Vi har ett problem, ring supporten” till: “Vi har ett problem, vad grundar det sig i? Finns det något jag kan göra?” Dvs vi försöker göra så mycket vi kan själva och när vi inte kommer längre då kontaktar vi supporten.

Utifrån Mellansjös synvinkel, hur gick bytet till?

Allt gick förvånansvärt bra. Visst det blev mycket städjobb efteråt men det var oundvikligt. Det var ganska skönt att kunna ha direktkontakt med kompetensen och inte behöva gå runt för många varv när migreringen faktiskt skedde.

Är ni nöjda med systemet?

Jag är supernöjd: extremt flexibelt och smidigt system! Resterande personal är lite mer svårläst men nästan alla är nöjda med systemet skulle jag säga.

2019-07-04
Anna Bauer